‘Mooi, vooruitstrevend en niet altijd makkelijk’

Pionieren in samenwerken

Het nieuwe samenwerken binnen raamovereenkomsten op initiatief van Waterschapsbedrijf Limburg is binnen Nederland opvallend en vooruitstrevend. Er wordt ‘gepionierd’. En dat gaat met vallen en opstaan en doet soms pijn. De balans vinden om samen met bouwpartners te sturen op het beste resultaat, samen verantwoordelijkheid te nemen en altijd vanuit vertrouwen te handelen, is een uitdaging voor alle betrokken organisaties. Eveline Hinfelaar, trainer in teamontwikkeling en samenwerking, deelt enkele bevindingen.

Eveline Hinfelaar begeleidt de samenwerking tussen Waterschapsbedrijf Limburg en de raamcontractpartners. Gedurende de samenwerking wordt voortdurend de voortgang bekeken en gemeten met de insteek: wat gaat goed en wat kan beter. Voor de bouwprojecten voor de nieuwe rwzi’s Panheel en Stein wordt integraal samengewerkt. Betrokken partners: CMC (combinatie Mobilis B.V. Croonwolter&dros), Engie, Eliquo en Waterschapsbedrijf Limburg.

‘Openheid komt onder druk te staan als de spanning oploopt'

Vinger aan de pols

‘Op verschillende manieren houden we de vinger aan de pols’, vertelt Hinfelaar. ‘Bij de start van projecten zetten we de belangen van het project en de samenwerking centraal. Tijdens de projecten doen we performance metingen, waarbij ook het thema ‘samenwerking’ aandacht krijgt. Regelmatig zijn er overleggen en gesprekken over de voortgang en evalueren we de projecten na afronding (van iedere fase). Zo meten we voortdurend of we op de goede weg zijn, waarbij we alle medewerkers binnen de samenwerking betrekken. We zien steeds dat de intentie om samen te werken er écht is, maar dat het in de praktijk lastiger wordt wanneer het binnen een project ‘spannend’ wordt.’

Open communicatie: 'alles uitspreken'

Diverse leerpunten worden volgens Hinfelaar direct opgepakt in de projectteambesprekingen. Ondanks dat hebben ze geregeld nog extra aandacht nodig. Zoals omgaan met openheid. ‘Open communicatie is een krachtig en onmisbaar element in samenwerking’, stelt ze. ‘We zien echter dat juist openheid onder druk komt te staan als de spanning oploopt. Betrokken partijen vallen dan terug in ‘oud gedrag’ behorend bij traditionele contractvormen. Openheid kan bijzonder veel opleveren wanneer betrokken partijen vraagstukken en/of risico’s al in een vroeg stadium met elkaar delen. In dat geval kunnen alle betrokkenen meedenken en samen naar een oplossing zoeken. En men kan zich daar dan ook samen verantwoordelijk voor voelen. Ook het delen van informatie die nog niet compleet is, helpt de samenwerking. Informatie die nog niet 100 procent rond is, bijvoorbeeld een 80 procent-gereed-concept, kun je vroegtijdig open delen. Dat levert het voordeel op dat de ander kan delen wat hij ervan vindt. Daarmee benut je de kennis van anderen beter, is er sneller overeenstemming en ontstaat er sneller een gezamenlijke verantwoordelijkheid.’

Beelden afstemmen: 'Hebben we het over hetzelfde?'

Ook echt voldoende de tijd nemen om zaken goed door te spreken, kan direct in projecten ingebracht worden. ‘Het is logisch dat betrokken partijen vanuit de eigen (bedrijfs)cultuur naar een onderwerp kijken. Uitgaande van het onderlinge vertrouwen kan het dan gebeuren dat er onvoldoende tijd wordt genomen om iets goed door te spreken. Mensen gaan vervolgens snel naar een oplossing en ontdekken pas veel later dat ze het over verschillende dingen hadden. Dan moet de oplossing worden teruggedraaid, wat niemand prettig vindt. Het is daarom goed om in het besluitvormingsproces de tijd te nemen om met elkaar af te stemmen of iedereen het over hetzelfde heeft.’

Samen plannen: ‘samen verantwoordelijk voor tijd’

Er moet voldoende tijd genomen om beelden met elkaar af te stemmen, ook is het nodig voldoende tijd te investeren om samen tot een planning te komen en daar samen de verantwoordelijkheid voor te nemen. Bij de projectstart én tijdens de projectuitvoering. ‘Scopewijzigingen bijvoorbeeld hebben veelal invloed op de planning, maar de effecten worden vaak onvoldoende geïnventariseerd. Vaak blijft de planning ongewijzigd en wordt het probleem pas actueel als ‘uitloop’ onvermijdelijk is. Het is daarom goed om regelmatig samen te kijken naar de gebeurtenissen in het project en de gevolgen ervan voor de planning’, aldus Hinfelaar.

Balans: ‘sturen en vertrouwen’

Organisatie kritisch beschouwen: ‘de beste persoon op de juiste plek’

'Omdat het bij de samenwerking om vertrouwen gaat, blijkt het vaak moeilijk om sommige dingen tegen de ander uit te spreken. Elkaar écht feedback geven op een manier waarmee de samenwerking en de resultaten kunnen verbeteren is stap één. En het kan nog verder gaan. Als bijvoorbeeld blijkt dat iemand niet op de juiste plek zit of dat de gekozen organisatievorm niet passend is. ‘Regelmatig kritisch kijken naar hoe we de dingen georganiseerd hebben, dat uitspreken naar elkaar en daarop acteren komt de samenwerking ten goede’, adviseert Hinfelaar. ‘Maar het is reuze lastig.’ En ze vervolgt: ‘Al met al komt het erop neer dat partijen zich samen verantwoordelijk gaan voelen. Het draait om het tegelijkertijd vertrouwen van de ander en concreet sturen op het beste resultaat. Het is dé uitdaging om daarin een goede balans te vinden.’ Tot slot: ‘Alles is nieuw. Het is goed om te beseffen dat we aan het pionieren zijn met een nieuwe vorm van samenwerken. Dat gaat met vallen en opstaan. En dat mag ook. Niet alles hoeft dus meteen goed te gaan. Het is mooi om te zien dat er waterschappen en andere overheidsinstanties zijn die naar ons kijken en van ons willen leren. We mogen trots zijn op wat we al bereikt hebben.’

Deel deze pagina:

088 - 8420 000 | info@wbl.nl | www.wbl.nl