'Portfoliomanager Christian Heijmann'

‘Kwantificeren,

plannen, voorspellen

en keuzes maken’

In het kader van Operatie Waterkracht werd hij benaderd om van gedachten te komen wisselen over portfoliomanagement. Na een tweede gesprek was hij “verkocht” voor de functie van portfoliomanager bij ons bedrijf. ‘Het enthousiasme en de betrokkenheid van de mensen voor hun vakgebied gaf mede de doorslag,’ vertelt Christian Heijmann.

‘Portfoliomanagement is een relatief nieuw vakgebied. Zeker bij overheidsinstellingen. Sommige grote gemeenten en een bedrijf als Waterleiding Maatschappij Limburg hebben die functie,’ licht Christian Heijmann toe. ‘Ik was portfoliomanager bij de Veiligheidsregio Limburg-Noord. Een van mijn drijfveren is maatschappelijke toegevoegde waarde en dus zat ik daar prima op mijn plek. Waterschapsbedrijf Limburg kende ik voorheen niet. Maar ook dat is een bedrijf met een grote maatschappelijke opdracht: de zorg voor de zuivering en het transport van afvalwater is immers een van de grootste, zo niet dé grootste, bijdrage aan de volksgezondheid.’

Helicopterview

Alle grotere projecten passeren zijn bureau. De portfoliomanager toetst op strategische fit, bijdrage aan kritische succesfactoren en risico’s ten aanzien van de verschillende controlgebieden. Op dit moment lopen er zo’n 120 – 130 projecten. ‘In het begint dacht men hier dat ik me inhoudelijk met projecten ging bemoeien,’ vertelt Christian. ‘Dat is nadrukkelijk niet de bedoeling. Ik ga niet inhoudelijk over de projecten zelf. Ik kijk met een helicopterview over het geheel en zorg voor een goede prioritering van de projecten in tijd en samenhang. Een organisatie als de onze wil veel, moet veel en kan ook veel, maar niet allemaal tegelijk. Als portfoliomanager zorg ik voor een goed overzicht: voor wat betreft kosten, prioritering, planning én voorspelling. Voor alle duidelijkheid: ik beslist niks maar adviseer en ontzorg zodat het portfolioboard, bestaande uit de sectordirecteuren, snel en efficiënt de juiste keuzes kan maken.’

Afwegingskader en rolling forecast

‘Om een goed projectenportfolio te kunnen samenstellen maken we gebruik van bestaande instrumenten als het Meerjaren InvesteringsProgramma, MIP, ons afwegings- en prioriteringskader en betrekken we de risicofactoren en de kritische succesfactoren van onze organisatie daarbij. Wat we niet hadden was een rolling forecast met de juiste informatie over wat er allemaal zit aan te komen, wat exact de inhoud is, wat het kost, hoeveel resources nodig zijn en wanneer het uitgevoerd moet worden. Voor de zomer stel ik een groslijst op, in oktober kijken we daar nog een keer kritisch naar en gaan vervolgens finetunen. Het uiteindelijke resultaat is een nauwkeurige planning voor het komende jaren. Portfoliomanagement is nadrukkelijk ook een cyclisch proces. Het is geen blauwdruk en biedt de flexibiliteit om op basis van voortschrijdend inzicht en ad hoc gebeurtenissen te kunnen inspelen op de actualiteit.’

‘…we kunnen niet alles tegelijk…’

Portfoliomanagement en raamcontracten

‘Uiteraard komen ook de projecten van de raamcontractanten bij me langs. Omgekeerd probeer ik ook de behoeftes vanuit de organisatie in de raamcontracten in te pluggen. Dat doe ik uiteraard in nauw overleg met Har Coenen. Het systeem van de raamcontracten levert een goede bijdrage aan de slagkracht van onze organisatie. In plaats van telkens opnieuw de weg van lange aanbestedingsprocedures te bewandelen kunnen we binnen de raamcontracten snel handelen. Zo probeer ik in de rolling forecast al rekening te houden met toekomstige projecten die binnen de raamcontracten kunnen vallen.’

Rust in de organisatie

‘Op deze manier krijgen we een betere forecast. De aanpak genereert een goed beeld van wat ons de komende drie tot negen jaar te wachten staat. Dat geeft rust in de organisatie: voor collega’s, directie, bestuur én externe partijen. Op dit moment wordt er hard gewerkt om de inhoud van de projecten voor de komende jaren boven water te krijgen zodat we in het najaar meer duidelijkheid hebben. Ook de raamcontractanten krijgen zo een goed idee van wat er voor hen in de nabije toekomst in het vat zit.’

Deel deze pagina:

088 - 8420 000 | info@wbl.nl | www.wbl.nl