'Intelligent verlichtingssysteem'

Contractpartners onderzoeken samen verschil in raming en offerte

Modderkolk, toonaangevend bedrijf in elektrotechniek, legt dit jaar een intelligent verlichtingssysteem aan op de rioolwaterzuiveringsinstallaties in Limmel, Venlo en Gennep. Een groot verschil tussen de kostenraming van Waterschapsbedrijf Limburg en de offerte van Modderkolk leidde tot een intensief onderzoek naar de cijfers en verhoging van het budget. Van meet af aan was er wederzijds vertrouwen in de samenwerking.


Bouke Kristel van Modderkolk

Voor een langdurig raamcontract elektrotechniek selecteerde Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) in 2018 naast Hoppenbrouwers en CroonWolter&Dros de firma Modderkolk. Geheel naar tevredenheid voerde Modderkolk in Venlo haar eerste opdracht uit: het aanpassen en aan de norm brengen van een verdeelinrichting. WBL benaderde Modderkolk tevens voor de aanleg van het nieuwe verlichtingssysteem op de rwzi’s in Limmel, Venlo en Gennep. De offerte viel echter fors hoger uit dan de projectraming van WBL waarop het beschikbare budget was gebaseerd.

Verschillen onderzoeken

‘Beide partijen hechten aan een open samenwerking en zijn het verschil met elkaar gaan onderzoeken’, vertelt Robert Luijten, projectmanager bij WBL. ‘Ik heb wel onze prijs nog toegelicht’, zegt Bouke Kristel, accountmanager bij de firma Modderkolk en destijds projectleider/calculator. ‘Daarna heb ik voorgesteld om samen de verschillen op te sporen. John Belleflame, calculator bij WBL, kwam op ons kantoor in Wijchen. Samen hebben we onze verschillende calculatiemethodieken onderzocht evenals de technische inhoud van het project. Een Excelsheet maakte de verschillen op detailniveau inzichtelijk. Aan beide kanten zagen we plussen en minnen die het grote verschil verklaarden. We hebben toen de koppen bij elkaar gestoken om tot een goede scope te komen. Uiteindelijk concludeerden we beiden dat de raming van WBL te laag was.’ Luijten: ‘Beide partijen deden wat water bij de wijn. Uiteindelijk moesten wij wel een kredietverhoging aanvragen.’

Uniek

Uniek, noemt Kristel deze wijze van samenwerken. ‘Ik was dit niet gewend’, zegt hij. ‘Normaal gesproken ontvang je geen ramingen van de opdrachtgever en omgekeerd. Het was een intensief traject. Die wederzijdse transparantie was nodig om geen aannames te hoeven doen en de juiste technische scope helder te krijgen.’ Luijten: ‘Door elkaar zoveel openheid te geven groeide het vertrouwen in elkaar, hielden we de samenwerking in stand, bleef de sfeer goed en ligt er een goed ontwerp voor een reële prijs.’

Geschikte partners

Begin januari 2021 kon de realisatieovereenkomst getekend worden. ‘Wij zijn blij dat we tot deze opdracht gekomen zijn’, zegt Kristel. ‘Door deze openheid is het vertrouwen dat we in elkaar hadden overeind gebleven. WBL en Modderkolk passen goed bij elkaar. Dat hebben we eerder al gezien bij een kleiner werk dat we binnen het raamcontract hebben uitgevoerd. Daar kregen we een goede Past Performancescore. De samenwerking met Robert Luijten is heel plezierig en de communicatie verloopt goed. Ook nu gaan we ons inzetten om bij WBL in september deze mooie klus op te leveren. En we hopen dat er uit de samenwerking nog meer mooie werken voortkomen.’ De online PSU (project-start up) vond plaats in februari onder leiding van Eveline Hinfelaar die de partners, waar nodig, zal coachen bij hun samenwerking in dit project. Joris Nijhof, verantwoordelijk voor water gerelateerde projecten bij Modderkolk, sprak daar stimulerende woorden, signaleert Luijten. ‘Hij bekrachtigde het samenwerkingsbelang en gaf aan dat het pad dat WBL daarbij is ingeslagen volledig past bij hoe Modderkolk partnerschap ziet.’

Voorkomen

Het extra budget is toegekend, de overeenkomst is getekend, het werk is in uitvoering. Maar hoe is een dergelijk verschil in de toekomst te voorkomen? Luijten stelt dat het belangrijk is om veel energie te steken aan de voorkant van een project zodat er een goed fundament staat, een heldere scope. ‘Neem alle stakeholders mee in het ontwerp om de scope al aan de voorkant compleet te krijgen. Inventariseer de risico’s en hang er meteen een prijskaartje aan. Doe een zo volledig mogelijke uitvraag voor een offerte en overhandig alle relevante informatie zoals bedrijfsinterne voorschriften. Neem ook indexatie mee in de raming wanneer er tussen een offerteaanvraag en de uitvoering van de opdracht veel tijd ligt. Tot slot is het goed als we ons realiseren dat bij een projectaanvraag een bandbreedte hoort bij de geraamde prijs. Deze is afhankelijk van de mate waarin een ontwerp is uitgewerkt. Naarmate een project verder gevorderd is, wordt de bandbreedte van de ramingsonnauwkeurigheid steeds kleiner.’ Kristel: ‘Gebruikelijk maakt de opdrachtgever in een vroeg stadium een raming voor een budgetaanvraag. Meestal ver voordat aannemers worden benaderd om een aanbieding te doen. Om te voorkomen dat raming en offerte ver uit elkaar liggen kan de aannemer gevraagd worden om ook een budgetraming te maken. Zo wordt de visie op de scope en de benodigde inzet van de aannemer voor materialen en werkzaamheden volledig vertaald naar het benodigde budget.’

Deel deze pagina:

088 - 8420 000 | info@wbl.nl | www.wbl.nl